Soạn bài Viết thư trao đổi về công việc - Ngữ văn - Lớp 12 - Kết nối tri thức

A. Giới thiệu chung

Chào các em học sinh lớp 12 thân mến! Trong thời đại số, dù có vô vàn phương thức giao tiếp nhanh chóng như tin nhắn hay mạng xã hội, việc viết một bức thư hoặc email trang trọng, chỉn chu vẫn là một kỹ năng không thể thiếu. Đây không chỉ là yêu cầu trong chương trình Ngữ văn lớp 12 mà còn là hành trang quan trọng giúp các em tự tin bước vào môi trường đại học và con đường sự nghiệp sau này. Bài học hôm nay sẽ giúp các em nắm vững cách viết thư trao đổi về công việc hoặc một vấn đề xã hội đáng quan tâm. Qua đó, các em sẽ học được cách trình bày suy nghĩ một cách logic, thuyết phục và chuyên nghiệp, để lại ấn tượng tốt đẹp với người nhận.

B. Nội dung chính

1. Tìm hiểu chung về thư trao đổi

a. Khái niệm và mục đích

Thư trao đổi là một dạng văn bản dùng để giao tiếp, truyền đạt thông tin, bày tỏ quan điểm, đề xuất ý kiến giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân với tổ chức, hoặc tổ chức với tổ chức. Mục đích của thư trao đổi rất đa dạng:

• Trao đổi thông tin: Hỏi hoặc cung cấp thông tin về một sự việc, sản phẩm, dịch vụ.
• Bày tỏ quan điểm: Thể hiện suy nghĩ, thái độ về một vấn đề xã hội, một chính sách, một sự kiện.
• Đề xuất, kiến nghị: Đưa ra ý tưởng, giải pháp hoặc yêu cầu thay đổi một điều gì đó.
• Thiết lập quan hệ: Gửi thư xin việc, thư hợp tác, thư cảm ơn để xây dựng và duy trì mối quan hệ công việc.

Thư trao đổi không chỉ đơn thuần là truyền tin mà còn là công cụ để thuyết phục, tạo ảnh hưởng và xây dựng hình ảnh cá nhân hoặc tổ chức.

b. Phân loại thư trao đổi

Dựa vào mục đích và đối tượng, ta có thể chia thư trao đổi thành hai loại chính:

• Thư trao đổi về công việc (Thư công vụ): Đây là loại thư mang tính chất trang trọng, thường được sử dụng trong môi trường công việc, học thuật. Ví dụ: thư xin việc, thư ứng tuyển, thư đề nghị hợp tác, thư hỏi thông tin về khóa học, thư khiếu nại dịch vụ. Ngôn ngữ trong thư công vụ đòi hỏi sự chính xác, rõ ràng và chuyên nghiệp.
• Thư trao đổi về một vấn đề đáng quan tâm: Loại thư này có thể mang tính chất cá nhân hoặc xã hội, gửi cho bạn bè, người thân, hoặc các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội để bàn luận về một vấn đề chung. Ví dụ: thư gửi tòa soạn báo góp ý về vấn đề môi trường, thư trao đổi với bạn bè về định hướng tương lai, thư gửi ban giám hiệu nhà trường đề xuất một hoạt động ngoại khóa. Văn phong có thể linh hoạt hơn, từ thân mật đến trang trọng tùy thuộc vào người nhận.

c. So sánh thư truyền thống và thư điện tử (Email)

Ngày nay, email là hình thức thư trao đổi phổ biến nhất. Về cơ bản, cấu trúc của email vẫn tuân thủ các phần của thư truyền thống nhưng có một vài điểm khác biệt cần lưu ý:

2. Yêu cầu và cấu trúc của một bức thư trao đổi chuẩn

a. Yêu cầu chung về nội dung và hình thức

• Về nội dung:
  • Mục đích rõ ràng: Người đọc phải hiểu ngay bạn viết thư để làm gì.
  • Thông tin đầy đủ, chính xác: Cung cấp tất cả dữ liệu cần thiết, tránh gây hiểu lầm.
  • Lập luận logic, thuyết phục: Các ý được sắp xếp hợp lý, dẫn dắt người đọc đi từ vấn đề đến giải pháp hoặc đề xuất.
  • Thái độ chân thành, lịch sự: Dù là thư khiếu nại hay góp ý, luôn giữ thái độ tôn trọng, xây dựng.
• Về hình thức:
  • Đúng cấu trúc: Tuân thủ bố cục 3 phần của một bức thư.
  • Trình bày sạch sẽ, khoa học: Căn lề, giãn dòng hợp lý, không có lỗi chính tả, ngữ pháp.
  • Ngôn ngữ phù hợp: Sử dụng từ ngữ, cách xưng hô tương ứng với mối quan hệ giữa người viết và người nhận.

b. Cấu trúc chi tiết của một bức thư

Một bức thư trao đổi trang trọng thường bao gồm các phần sau:

1. Phần đầu thư:
   • Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Chỉ dùng trong các văn bản hành chính, thư công vụ đặc biệt trang trọng. (Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM / Độc lập - Tự do - Hạnh phúc).
   • Địa điểm và thời gian viết thư: Ghi ở góc trên bên phải. (Ví dụ: Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2023).
   • Lời chào đầu thư: Tên bức thư (nếu có, ví dụ: ĐƠN XIN VIỆC) và lời chào người nhận. Lời chào phải thể hiện sự tôn trọng. (Ví dụ: Kính gửi Ban Giám đốc Công ty ABC, Kính gửi cô Hiệu trưởng, Thân gửi Minh Anh,).
2. Phần chính (Nội dung thư):
   • Đoạn 1: Nêu lý do và mục đích viết thư. Giới thiệu ngắn gọn về bản thân nếu cần thiết. (Ví dụ: "Em viết email này sau khi đọc được thông tin tuyển dụng vị trí Thực tập sinh Marketing của Quý Công ty trên website VietnamWorks...").
   • Các đoạn tiếp theo: Trình bày các nội dung chính một cách chi tiết. Mỗi ý lớn nên được tách thành một đoạn riêng. Sắp xếp các ý theo một trình tự logic (từ tổng quan đến chi tiết, từ vấn đề đến giải pháp).
   • Đoạn cuối của phần chính: Tóm tắt lại vấn đề, đưa ra đề xuất, kiến nghị hoặc bày tỏ nguyện vọng. (Ví dụ: "Với những kỹ năng và kinh nghiệm nêu trên, em tin rằng mình có thể đóng góp vào sự phát triển của phòng Marketing...").
3. Phần cuối thư:
   • Lời cảm ơn và lời chào kết thư: Bày tỏ sự cảm ơn và sử dụng lời chào phù hợp. (Ví dụ: Em xin chân thành cảm ơn. Trân trọng, Thân ái,).
   • Chữ ký và họ tên: Ký tên (nếu là thư tay) và ghi rõ họ tên đầy đủ bên dưới.

3. Hướng dẫn chi tiết cách viết thư trao đổi về công việc

Đây là kỹ năng cực kỳ quan trọng khi các em bắt đầu tìm kiếm cơ hội thực tập hoặc việc làm. Hãy cùng phân tích một trường hợp cụ thể: viết thư ứng tuyển vị trí thực tập sinh.

a. Bước 1: Chuẩn bị kỹ lưỡng

• Nghiên cứu nhà tuyển dụng: Tìm hiểu về công ty (lĩnh vực hoạt động, văn hóa, sản phẩm) và vị trí ứng tuyển (mô tả công việc, yêu cầu). Điều này giúp thư của bạn không bị chung chung.
• Xác định điểm mạnh bản thân: Liệt kê các kỹ năng, kinh nghiệm, thành tích học tập phù hợp với yêu cầu của công việc.
• Xác định mục tiêu: Bạn muốn gì qua bức thư này? Gây ấn tượng, được gọi phỏng vấn.

b. Bước 2: Lập dàn ý và viết nháp

• Tiêu đề email (Subject): Rất quan trọng! Phải rõ ràng, chuyên nghiệp. Cấu trúc thường là: [Vị trí ứng tuyển] - [Họ và tên]. Ví dụ: Ứng tuyển vị trí Thực tập sinh Marketing - Nguyễn Văn A.
• Dàn ý nội dung:
  1. Mở đầu: Chào hỏi trang trọng. Nêu rõ bạn biết thông tin tuyển dụng từ đâu và ứng tuyển vào vị trí nào.
  2. Thân bài - Đoạn 1: Giới thiệu ngắn gọn bạn là ai (sinh viên năm mấy, trường nào, chuyên ngành gì). Thể hiện sự quan tâm và hiểu biết về công ty.
  3. Thân bài - Đoạn 2: Trình bày các kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp nhất với vị trí. Thay vì chỉ liệt kê, hãy đưa ra dẫn chứng. Ví dụ: thay vì nói "em có kỹ năng làm việc nhóm", hãy viết "Trong dự án môn học X, em đã đảm nhận vai trò nhóm trưởng, phân công công việc và điều phối thành công 4 thành viên khác để hoàn thành báo cáo đúng hạn, đạt điểm A+".
  4. Thân bài - Đoạn 3: Nêu bật phẩm chất cá nhân (ham học hỏi, trách nhiệm, chủ động) và bày tỏ mong muốn được đóng góp cho công ty.
  5. Kết bài: Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian. Bày tỏ mong muốn được tham gia vòng phỏng vấn. Cung cấp thông tin liên hệ (số điện thoại, link portfolio/CV).

c. Phân tích ví dụ mẫu: Thư ứng tuyển vị trí Thực tập sinh

Tiêu đề: Ứng tuyển vị trí Thực tập sinh Nội dung - Nguyễn Thị B

Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty Sáng tạo XYZ,

Em là Nguyễn Thị B, sinh viên năm cuối khoa Báo chí và Truyền thông, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Em được biết Quý công ty đang có nhu cầu tuyển dụng vị trí Thực tập sinh Nội dung qua fanpage chính thức của công ty và em viết email này với mong muốn được ứng tuyển.

Với niềm đam mê viết lách và định hướng phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực truyền thông, em đã theo dõi các chiến dịch sáng tạo của XYZ từ lâu và rất ngưỡng mộ văn hóa năng động cũng như các sản phẩm có giá trị mà công ty mang lại cho cộng đồng.

Trong quá trình học tập, em đã trang bị cho mình nền tảng vững chắc về kỹ năng viết bài PR, quản trị fanpage và lên ý tưởng nội dung. Em đã từng quản lý trang thông tin của CLB Nhà báo trẻ với hơn 10.000 người theo dõi, giúp tăng 20% tương tác trong 3 tháng. Đồng thời, em có khả năng sử dụng cơ bản các công cụ thiết kế như Canva và có kinh nghiệm thực hiện các video ngắn trên TikTok. Em tin rằng những kỹ năng này phù hợp với yêu cầu của vị trí Thực tập sinh Nội dung.

Em là một người ham học hỏi, có tinh thần trách nhiệm cao và không ngại thử thách. Em rất mong có cơ hội được làm việc, cống hiến và học hỏi trong môi trường chuyên nghiệp tại XYZ.

Em xin đính kèm CV chi tiết để Quý công ty tiện xem xét. Em xin chân thành cảm ơn và rất mong nhận được phản hồi từ Quý công ty.

Trân trọng,
Nguyễn Thị B
Số điện thoại: 09xxxxxxxx
Email: nguyenthib@email.com

4. Hướng dẫn viết thư trao đổi về một vấn đề đáng quan tâm

Loại thư này giúp các em rèn luyện tư duy phản biện và thể hiện trách nhiệm công dân. Hãy tưởng tượng bạn muốn viết thư cho ban biên tập một tờ báo về vấn đề sử dụng túi nilon tại các khu chợ.

a. Bước 1: Xác định vấn đề và quan điểm

• Vấn đề: Tình trạng lạm dụng túi nilon gây ô nhiễm môi trường.
• Đối tượng: Ban biên tập báo Tuổi Trẻ (hoặc một tờ báo khác), với mong muốn lan tỏa thông điệp đến đông đảo bạn đọc.
• Quan điểm: Cần có những giải pháp cấp thiết để giảm thiểu việc sử dụng túi nilon, nâng cao ý thức người dân.

b. Bước 2: Thu thập thông tin và xây dựng lập luận

• Dẫn chứng: Tìm số liệu về tác hại của rác thải nhựa, thời gian phân hủy của túi nilon, hình ảnh các bãi rác quá tải.
• Lập luận:
  • Thực trạng đáng báo động của vấn đề.
  • Nguyên nhân: sự tiện lợi, thói quen, thiếu hiểu biết.
  • Hậu quả: ô nhiễm đất, nước, không khí, ảnh hưởng sức khỏe con người và hệ sinh thái.
  • Đề xuất giải pháp: tăng cường truyền thông, chính sách thuế đối với túi nilon, khuyến khích sử dụng túi tái sử dụng, mô hình các "phiên chợ xanh".

c. Phân tích ví dụ mẫu: Thư gửi tòa soạn

Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2023

Kính gửi Ban Biên tập Báo Thanh Niên,

Tôi tên là Trần Văn C, một học sinh lớp 12 tại Hà Nội. Hàng ngày đến trường, đi qua những khu chợ dân sinh, tôi không khỏi trăn trở trước tình trạng sử dụng túi nilon một cách tràn lan và thiếu kiểm soát. Vì vậy, tôi viết lá thư này, mong muốn được chia sẻ suy nghĩ của mình và góp một tiếng nói nhỏ bé vào công cuộc bảo vệ môi trường.

Chắc hẳn chúng ta đều biết, túi nilon, với sự tiện lợi của nó, đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống. Tuy nhiên, sự tiện lợi ngắn hạn đó đang phải trả một cái giá quá đắt cho tương lai. Mỗi chiếc túi nilon mất hàng trăm năm để phân hủy, chúng đang dần "bức tử" đất đai, sông ngòi và đại dương. Hình ảnh những con kênh đen kịt vì rác thải, những bãi biển ngập tràn túi nilon đã không còn xa lạ.

Theo tôi, nguyên nhân của thực trạng này đến từ cả thói quen của người tiêu dùng và sự thiếu các giải pháp thay thế hiệu quả từ nhà quản lý. Người mua mặc định được cho túi, người bán cũng sẵn sàng cung cấp vì chi phí rẻ.

Để giải quyết vấn đề này, tôi thiết nghĩ cần có sự chung tay từ nhiều phía. Về phía các cơ quan chức năng, cần có những chính sách mạnh mẽ hơn như áp thuế môi trường cao đối với túi nilon khó phân hủy, đồng thời khuyến khích sản xuất và sử dụng các sản phẩm thay thế thân thiện với môi trường. Về phía truyền thông, các quý báo có thể đẩy mạnh hơn nữa các bài viết, phóng sự nâng cao nhận thức người dân. Và quan trọng nhất, mỗi cá nhân hãy tự thay đổi thói quen của mình: mang túi đi chợ, từ chối nhận túi nilon khi không cần thiết.

Qua lá thư này, tôi kính mong quý báo sẽ tiếp tục có những bài viết sâu sắc hơn về chủ đề này để lan tỏa thông điệp sống xanh đến cộng đồng. Tôi tin rằng, chỉ cần mỗi người một hành động nhỏ, chúng ta sẽ tạo ra một thay đổi lớn.

Xin chân thành cảm ơn sự quan tâm của quý báo.

Trân trọng,
Trần Văn C

C. Câu hỏi ôn tập và bài tập

Để củng cố kiến thức, các em hãy thử sức với các bài tập thực hành sau:

1. Đề bài 1: Em hãy viết một email (thư điện tử) gửi đến Ban tổ chức một cuộc thi hùng biện mà em quan tâm để hỏi thêm thông tin chi tiết về thể lệ, tiêu chí chấm điểm và thời hạn đăng ký.

   Gợi ý: Văn phong trang trọng, lịch sự. Tiêu đề email rõ ràng. Giới thiệu bản thân, nêu rõ mục đích hỏi thông tin. Các câu hỏi cần cụ thể, ngắn gọn. Cuối thư cảm ơn và bày tỏ mong muốn nhận được phản hồi.

2. Đề bài 2: Sắp tới, trường của em dự định tổ chức một ngày hội hướng nghiệp. Em hãy viết một bức thư gửi cho cô/thầy Hiệu trưởng để đề xuất mời một vài chuyên gia hoặc cựu học sinh thành đạt trong các lĩnh vực mà học sinh khối 12 đang quan tâm (ví dụ: Công nghệ thông tin, Marketing, Y khoa) về giao lưu, chia sẻ.

   Gợi ý: Nêu bật lợi ích của việc mời chuyên gia (cung cấp thông tin thực tế, truyền cảm hứng). Đề xuất cụ thể một vài lĩnh vực hoặc cá nhân (nếu có). Lập luận chặt chẽ, thể hiện tinh thần xây dựng và vì lợi ích chung của học sinh.

3. Đề bài 3: Viết một bức thư cho một người bạn thân đang du học ở nước ngoài. Trong thư, hãy trao đổi về những áp lực học tập em đang gặp phải trong năm cuối cấp và hỏi thăm về những khó khăn, thuận lợi của bạn trong môi trường học tập mới.

   Gợi ý: Văn phong thân mật, gần gũi. Nội dung thư là sự chia sẻ chân thành, vừa kể chuyện của mình, vừa thể hiện sự quan tâm đến bạn. Thể hiện cảm xúc một cách tự nhiên.

D. Kết luận & Tóm tắt

Như vậy, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu toàn diện về kỹ năng viết thư trao đổi. Bài học đã hệ thống hóa kiến thức từ khái niệm, phân loại, cấu trúc cho đến cách viết hai loại thư phổ biến: thư về công việc và thư về vấn đề xã hội. Điểm mấu chốt các em cần nhớ là: rõ ràng về mục đích, logic về nội dung, và phù hợp về văn phong. Viết thư không chỉ là một bài tập trên lớp, mà là một kỹ năng giao tiếp thiết yếu. Hãy bắt đầu luyện tập ngay từ hôm nay bằng cách viết những email chỉn chu cho thầy cô, bạn bè. Chúc các em thành công và tự tin sử dụng kỹ năng này trong học tập và cuộc sống!